Wie gebe ich richtig Feedback?

First-Time Leader | Das Geben von Feedback ist für First-Time Leader oft eine der größten Herausforderungen. In Coaching Sessions berichten sie, dass es ihnen schwerfällt, ihren Mitarbeitenden vor allem negatives Feedback zu geben, da sie sich im Team „eigentlich alle gut verstehen und sie sie auch nicht demotivieren möchten“. Wie es möglich ist, sowohl Klarheit als auch Empathie dafür zu nutzen, dass Sie sich als First-Time Leader mit dem Feedback-Geben wie auch Feedback-Annehmen wohler fühlen, zeigen Ihnen diese 5 Tipps:

Vorbereitung auf das Feedback

Sowohl bei positivem als auch negativem Feedback ist es eine gute Idee, sich vorher für eine Vorbereitung kurz Zeit zu nehmen. Was ist das Ziel ihres Feedbacks? Möchten Sie, dass der/die Mitarbeiter:in ein bestimmtes Verhalten oder Mindset ändert oder vielleicht genauso weiter beibehält? Wann ist ein guter Zeitpunkt, ein ruhiges Gespräch mit der Person zu führen? Der Zeitpunkt sollte noch zeitnah zu jener Situation sein, zu der Sie Feedback geben möchten und gleichzeitig sollte er gut für beide Seiten passen. Nicht nur der Zeitpunkt, sondern auch die (Un-)Regelmäßigkeit ist wichtig zu beachten. Eine gute Führungskraft sollte mit seinen/ihren Mitarbeitenden besprechen, wie oft bzw. zu welchen Situationen sie Feedback haben möchten. Dies können Sie in den 1:1 Kennenlerngesprächen erfragen!

Care & Curiosity Mindset

Zur Vorbereitung gehört auch die Frage: Mit welchem Mindset möchte ich in das Feedbackgespräch gehen? Claire Lew von Know Your Team empfiehlt, mit einem Mindset von „Care & Curiosity“ in Feedbackgespräche zu gehen.  Selbst wenn Sie das Verhalten ihrer Mitarbeiter:in innerlich auf die Palme gebracht hat, hilft es, wenn Sie sich vor dem Feedbackgespräch in einen „Fürsorge & Neugier Mindset“ bringen, da dies die Chancen verringert, dass die andere Person defensiv reagiert.

Ein Feedback Fahrplan

Statt des sehr vorhersehbaren und manchmal als unaufrichtig empfundenen berühmten „Feedback Sandwichs“ finde ich, dass mit einem Care & Curiosity Mindset auch direkt das Thema angesprochen werden kann, um das es geht. Angelehnt an die 3 W Methode und die der Gewaltfreie Kommunikation, hilft ihnen folgender Fahrplan, sich gut vorbereitet zu fühlen und mit Klarheit und Empathie ihren Gegenüber zu erreichen:

• Intention: Starten Sie mit ihrer Intention, z.B. Ich möchte eine Beobachtung mit dir besprechen, da es mir wichtig ist, dass wir im Team so gut wie möglich zusammenarbeiten.

• Wahrnehmung: Welches spezifische Verhalten haben Sie wahrgenommen? Z.B. Als wir gestern gesprochen haben, hast du das Thema X nicht angesprochen. Von dem/der Kund:in habe ich heute erfahren, dass dir da gestern schon Informationen zu ihren/seinen Problemen vorlagen.

• Wirkung: Was hat das Verhalten bei ihnen oder im Team an Gefühlen, Gedanken oder Verhalten ausgelöst? Z.B. Das hat dazu geführt, dass ich den Kunden heute nicht die richtige Rückmeldung geben konnte und ich mich unsicher fühle, ob ich deinen Infos trauen kann.

• Bedürfnis: Warum ist es Ihnen persönlich wichtig? Wenn Sie ihr dahintersteckendes Bedürfnis teilen, helfen Sie der Person, noch besser zu verstehen, warum das Verhalten bei ihnen diese Wirkung ausgelöst hat. Z.B. Mir geht es hierbei um Transparenz untereinander im Team, da ich denke, dass wir alle davon profitieren, wenn wir Wissen teilen.

• Wunsch: Schauen Sie in die Zukunft und geben Sie einen Vorschlag oder Wunsch mit auf den Weg für ein verändertes Verhalten. Da Feedbackgespräche auch eine Unterhaltung in beide Richtungen sein sollen, können Sie auch Fragen stellen, um das Verhalten der Person besser zu verstehen. Z.B. Wie kam es dazu, dass du diese Infos nicht weitergegeben hast? Extra-Tipp: Frage statt „Warum“ lieber „Wie kam es dazu?“ – das führt zu weniger Abwehrhaltung beim Gegenüber.

• Next steps: Beschließen Sie gemeinsam konkrete Aktionen für zukünftige Situationen.  Sie können das Gespräch auch erstmal sacken lassen und dies am nächsten Tag tun.

Positives Feedback

Derselbe Feedback Fahrplan kann auch für positives Feedback angewandt werden. Um ihren Teammitgliedern das Lernen zu erleichtern, ergibt es Sinn, dass Sie auch hier ganz konkretes Feedback geben statt eines allgemeinen „Gut gemacht, weiter so!“.

Feedback aus dem Team an Sie

Da Feedback idealerweise in alle Richtungen gegeben wird, lade das Team ein, ihnen Feedback zu ihrem Verhalten als Führungskraft in 1:1s oder einem Team- Workshop zu geben. Zur Vorbereitung können Sie ihr Team bitten, sich vorher ganz konkrete Beispiele zu überlegen und diese dann entlang des Feedback Fahrplans mit Ihnen zu besprechen. Ihre Aufgabe dabei? Zuhören! Machen Sie sich Notizen bei Rückfragen und sein Sie offen für einen Austausch.

Je normaler es im Team wird, sich auf diese wertschätzende Art und Weise Feedback gegenseitig zu geben, desto schneller können Situationen geklärt werden und ein Teamgefühl der Offenheit und des gemeinsamen Lernens kreiert werden!

Über die Autorin:

Katrin Grunwald ist Teamentwicklerin und Coach für First-Time Leader. Als Gründerin der Beratung „The Globe Team“ in München begleitet sie angehende Führungskräfte bei einem erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle und Teams weltweit dabei, besser zusammenzuarbeiten. Sie wird in ihrer Kolumne konkrete Tipps und Tricks aus ihrer Erfahrung in europäischen Konzernen, Start-Ups, Regierungsorganisationen und NGOs teilen. Für alle, die auf dem Sprung in die erste Führungsrolle und darüber hinaus sind.

Haben Sie als First-Time Leader Fragen an Katrin? Schreiben Sie sie uns an online-redaktion@strive-magazine.de und die am häufigsten gestellten Fragen werden in den nächsten Kolumnen beantwortet!