Wann und wie delegieren funktioniert

First-Time Leader | Beim Schritt vom Teammitglied in die erste Führungsrolle gibt es oft eine doppelte Herausforderung: Man steckt häufig weiterhin in operativen Themen und gleichzeitig kommen die neuen Führungsaufgaben dazu, die auch Zeit in Anspruch nehmen. Hier kommt richtiges Delegieren ins Spiel. Als Coach für First-Time Leader höre ich von meinen Coachees allerdings vielfach „Es fällt mir so schwer, Themen abzugeben“ oder auch „Wie stelle ich sicher, dass der/die Mitarbeiter:in das dann auch wirklich gut macht?“.


Hier eine Übersicht an konkreten Tipps, die Ihnen helfen werden, mehr Klarheit zum Thema Delegation zu bekommen:


1. Selbstreflektion: von dem/der Expert:in zur Führungskraft Wie bei so vielen Leadership-Themen beginnt das Thema Delegation bei Ihnen. Besonders als First-Time Leader ist es wichtig, sich bewusst zu werden, dass ein Mindset Change stattfinden muss. Sie sind nun Führungskraft und es ist nicht mehr ihre Aufgabe, inhaltlich ganz tief in allen Themen als Expert:in dabei zu sein. Es ist ganz normal, dass dies ein bisschen Umstellung braucht. Fragen Sie sich: Wofür möchte ich wahrgenommen werden? Dass ich mich in der Tiefe bei Thema X auskenne oder als Führungskraft, die sein/ihr Team empowered und scheinen lässt?


2. Machen Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben Welche Aufgaben sind so wichtig, dass sie von ihnen persönlich gemacht werden sollten? Das Erstellen einer Übersicht in Form der Eisenhower Matrix kann ihnen hier helfen. Fokussieren Sie ihre Zeit auf die wichtigen Aufgaben. Aufgaben, die dringend, aber für Sie persönlich nicht wichtig sind, können Sie gut an ihr Team geben. Wenn es Ihnen gedanklich schwerfällt, bestimmte Aufgaben abzugeben, stellen Sie sich die Frage: Was brauche ich, um die Aufgabe guten Gewissens abgeben zu können? Oft antworten Coachees „zu wissen, dass Person X aus meinem Team die Aufgabe gut machen wird“. Was kann Ihnen dabei helfen, das zu wissen? Hat Person X die benötigte Erfahrung für die Aufgabe oder braucht er/sie noch Training oder Hintergrundinfos, die Sie mit ihm/ihr vor dem Start teilen solltest? Können Sie Person X eine Probeaufgabe geben, um zu sehen, wie er/sie es macht und dann gemeinsam eine Feedback Session machen? Überlegen Sie auch, welche Aufgaben Sie direkt an bestimmte Teammitglieder delegieren möchten und welche Sie ins ganze Team zur Diskussion geben. So kann im Team eigenverantwortlich entschieden werden, wie die Aufgaben untereinander aufgeteilt werden können.


3. Besprechen Sie Aufgaben mit Teammitgliedern einzeln Bei der Übertragung von Verantwortung an einzelne Teammitglieder ist es natürlich gut zu schauen, wer von den Kompetenzen und der bisherigen Performance her dazu in der Lage ist. Mein Tipp ist aber auch, die „systemischen Teamregeln“ nicht aus den Augen zu verlieren. Das sind ungeschriebene Teamgesetze, die oft in Teams unbewusst die Dynamik beeinflussen. Hier könnten Faktoren wie z.B. wie lange eine Person schon im Team ist, wie viel Einsatz er/sie zeigt, etc. auch dafür entscheidend sein, wie sehr das Team das Gefühl hat, dass es jemand anderem zusteht, Aufgaben von Ihnen zu übernehmen.  Das heißt konkret, z.B. die Person, die am längsten im Team ist und vielleicht auf Aufgaben von Ihnen geschielt hat, bei der Auswahl zuerst zu beachten. Nun könnte es sein, dass Sie aber jemanden anderen z.B. aus Performance Gründen dafür nehmen möchten. Dann ist es wichtig, dass die Aufgabenübertragung für die Person in Ordnung ist, die qua längerer Teamzugehörigkeit dran wäre. Schauen Sie, welche andere Aufgabe oder Aufmerksamkeit Sie ihr geben können, die sich für ihn/sie wertig anfühlt. Somit minimieren Sie die Risiken für Unmut im Team.


4. Besprechen Sie Aufgaben im gesamten Team Natürlich können Sie auch Ihre Aufgaben, die Sie delegieren möchten, bei einem Teammeeting offen zur selbstorganisierten Verteilung ins Team geben. Somit können Teammitglieder proaktiv untereinander ausmachen, wer Interesse hat, bestimmte Verantwortung von Ihnen zu übernehmen.


5. Erwartungen klar kommunizieren Wichtig ist, dass Sie bei der Delegation ihre Erwartungen klar kommunizieren. Was ist das gewünschte Endergebnis? Was ist der Zeitrahmen? Nur wenn Ihr Teammitglied weiß, was das Ziel ist, können Sie dann im Fall der Fälle, dass das Ergebnis nicht so ist, wie Sie es erwartet haben, auch konstruktives Feedback geben. Ohne klare Erwartungen am Anfang ist es schwer, am Ende gutes Feedback zu geben!


6. Passt iterativ die Aufgaben im Team an Die Aufgabenverteilung im Team muss nicht in Stein gemeißelt sein. Setzt euch einen Zeitrahmen, nachdem geschaut wird, wie es für alle Beteiligten passt und ggf. etwas geändert werden kann.


Über die Zeit werden Sie mit diesen Tipps sehen, wie es ihnen leichter fällt zu delegieren und hoffentlich die Erfahrung machen, dass Sie ihrem Team beim Übernehmen von Verantwortung vertrauen kannst. Mit Blick auf die Eisenhower-Matrix, gibt dies ihnen als Führungskraft Zeit für die Themen, die wichtig, aber nicht dringend sind, um Ihr Team langfristig erfolgreich zu führen!


Über die Autorin:

Katrin Grunwald ist Teamentwicklerin und Coach für First-Time Leader. Als Gründerin der Beratung „The Globe Team“ in München begleitet sie angehende Führungskräfte bei einem erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle und Teams weltweit dabei, besser zusammenzuarbeiten. Sie wird in ihrer Kolumne konkrete Tipps und Tricks aus ihrer Erfahrung in europäischen Konzernen, Start-Ups, Regierungsorganisationen und NGOs teilen. Für alle, die auf dem Sprung in die erste Führungsrolle und darüber hinaus sind.