Wenig raubt uns so konsequent unsere Zeit, wie sinnlose Meetings. Genau genommen kosten Ablenkungen und überflüssige Meetings uns laut einer Studie des Think Tanks „Next Work Innovation“ rund fünf Arbeitstage im Monat. Und doch sind wir ihnen treu. Haben wir so große Angst etwas zu verpassen oder ist es einfach en vogue aus Prinzip dabei zu sein?

Stell Dir vor, Du würdest eine E-Mail von einer Bekannten bekommen. Im Betreff steht, dass ihr Euch am nächsten Tag um 15 Uhr bei ihr trefft, sonst nichts. Du würdest sie doch sofort anrufen, um den Grund zu hinterfragen oder sie warnen, dass ihr E-Mail-Account gehackt worden ist, oder?

Je sinnloser das Meeting, desto weniger konstruktiv arbeiten wir mit.

Die meisten Besprechungsanfragen für Meetings, sehen genauso aus. Sie enthalten keine Informationen über Inhalte oder Sinn. Aber, ganz anders als im privaten, hinterfragen wir sie nicht und lehnen sie auch nicht ab. Wir sagen zu und „gehen hin“.

Die Folge: Je sinnloser das Meeting, desto weniger konstruktiv arbeiten wir mit. Wir ärgern uns schon während des Meetings und beschweren uns danach darüber. Wir haben zu viel zu tun und zu wenig Zeit.

Schluss mit der „fear of missing out“ und den gedankenlosen Zusagen. Eine Besprechungsanfrage heißt Anfrage, weil wir sie auch mit einem „Nein“ beantwortet können. Es gilt: Wenn es keinen Grund gibt zuzusagen, ist das ein Grund abzusagen. Aber woher wissen wir, wann die Party mit, oder lieber ohne uns stattfinden soll?

Die goldene Regel ist: Erst denken, dann meeten.

Sieben wir mal aus:

Ob ein Meeting sinnvoll ist oder nicht, entscheidet sich bereits, bevor es begonnen hat.

Zukünftig solltest Du deshalb kryptische Besprechungsanfragen hinterfragen oder ablehnen. Die Anfrage muss Informationen zum Sinn und Ziel des Meetings enthalten. Außerdem sollte deutlich werden, was Deine Rolle ist und warum Du dabei sein solltest.

Leider beinhalten die wenigsten Anfragen diese Informationen, weil es sie noch nicht gibt. Wir nehmen uns vor dem Meeting keine Zeit, um darüber nachzudenken. Stattdessen berufen wir ein Meeting ein, damit alle zusammen darüber nachdenken müssen. Die goldene Regel ist aber: Erst denken, dann meeten. Meist braucht es danach nämlich kein Meeting mehr. Führt doch am besten in Euren Teams daher gleich mal Regeln für vollständige Meetinganfragen ein.

Es gibt lediglich drei wirkliche Gründe, um ein Meeting einzuberufen.

Alle anderen Use Cases lassen sich entweder, mit einer E-Mail oder asynchron, mit digitalen Tools abdecken und ermöglichen es allen Beteiligten die Arbeit unabhängig voneinander zu erledigen.

Jetzt kennst Du die wichtigsten Voraussetzungen. Wahrscheinlich bleiben nur noch ca. 50% der üblichen Meetings übrig. Ob diese sinnvoll sind, erkennen wir erst, wenn wir mittendrin stecken.

Was tun, wenn das Meeting sich erst jetzt als Zeitverschwendung entpuppt?

Es ist immer noch deine Zeit. Deshalb gibt es nichts Schlimmeres, als das auszusitzen. Mach lieber den Mund auf und weise konstruktiv darauf hin, was gerade fehlt, oder was jetzt wichtig ist. Es ist nie zu spät, um noch ein gutes Meeting zu haben.

Über die Autorin:

Karin Lausch (38) ist Expertin für New Work und New Leadership, Executive Coach, Organisationsberaterin, Autorin und Speakerin. Sie arbeitet zudem bei der Techniker Krankenkasse und begleitet dort Führungskräfte zu allen Fragen der Führung und größere Veränderungsprozesse.