Ein treuer Begleiter ist dabei Adobe Acrobat Pro, Tool der Wahl für unser digitales Dokumentmanagement. Ob die digitale Unterschrift vom Handy aus über die App, die Bearbeitung eines Angebots auf dem Tablet oder direktes Einarbeiten von Kommentaren im PDF am Desktop – wir wollen unsere Workflows so schlank wie möglich halten und jederzeit weiterarbeiten können. Bei schätzungsweise zweieinhalb Billionen PDFs im Umlauf und mehr als 8 Milliarden elektronischen Transaktionen und digitalen Signaturen, die alleine in 2023 mit der Adobe Document Cloud verarbeitet wurden, sind wir damit in guter Gesellschaft!
Apropos PDF: Ein Fun Fact, mit dem ihr beim nächsten Quiz garantiert punkten könnt, ist die Geschichte hinter der Entstehung des PDFs. In den 1990er Jahren war es quasi unmöglich, in verschiedenen Betriebssystemen miteinander zu arbeiten, da jede Software ihre ganz eigene Sprache spricht und Dokumente jedes Mal anders aussahen. Das Problem wurde erkannt und mit einem neuen Format namens – genau, richtig geraten! – Portable Document Format (PDF) gelöst. Seit über 30 Jahren gibt es auch die passende Software, die das Format lesen kann: Adobe Acrobat.
Das Werkzeug von damals hat mit den Funktionen von heute nicht mehr viel gemein. Egal, ob ein PDF-Dokument in ein Word-Dokument umgewandelt werden muss, eine Unterschrift benötigt wird, ein Text Korrektur gelesen und bearbeitet werden soll oder die Redaktion parallel an Artikeln arbeitet – all das ermöglicht uns Adobe Acrobat Pro heute.
Was aber auch heute noch ein Schmerzpunkt ist: die Darstellung von Inhalten auf mobilen Geräten. Wer schon mal versucht hat, ein umfangreiches Dokument auf dem Handy zu lesen,
weiß, wovon wir sprechen. Genau das löst der neue Liquid Mode von Adobe. Mithilfe von Adobe Sensei, dem Framework für KI und Machine Learning von Adobe, wurde die grundlegende Struktur digitaler Dokumente und ihre Rezeption analysiert. Das Ziel: Die User-Experience beim Lesen und Bearbeiten von Dokumenten auf kleineren Displays erhöhen.
Der Liquid Mode definiert das Leseerlebnis digitaler Dokumente auf mobilen Endgeräten deshalb grundlegend neu. Auf Knopfdruck formatiert der Liquid Mode Text, Bilder und Tabellen automatisch neu, um eine schnelle Navigation und Nutzung auch auf kleinen Bildschirmen zu ermöglichen. Wie bei allem, was mit Künstlicher Intelligenz zu tun hat, wird auch der Liquid Mode immer besser und kundenzentrierter, je mehr er genutzt wird.
Viel genutzt wird bei uns auch Adobe Scan. Die App ermöglicht das Scannen und direkte Abspeichern im PDF-Format – inklusive Funktion zum Weiterleiten per Mail oder Chat. So wird die nächste Reisekostenabrechnung ein Kinderspiel, denn die Hotelrechnung zu scannen, speichern und an die Buchhaltung zu versenden, dauert genauso lange, wie ein Foto zu machen. Allerdings ohne die Zusatzschleifen des Abspeicherns im richtigen Format oder verschiedene Programme öffnen zu müssen. Und falls das nötig ist, kann sogar der Geschäftsstempel einfach digital hinterlegt werden.
Adobe Acrobat Pro bietet eine ganze Bandbreite an Zusatzfunktionen – von der Erstellung von Web-Formularen über das Vergleichen von Dokumenten bis hin zum Schwärzen von einzelnen Passagen ist so ziemlich alles, was man mit einem Dokument machen möchte, möglich.
Wenn Du noch mehr zum Thema erfahren willst, wirf gerne mal einen Blick auf die von Adobe in Auftrag gegebene Statista Studie zum Status quo des papierlosen Büros in Deutschland! Insgesamt 400 Unternehmen haben ihre Eindrücke rund um Chancen und Herausforderungen des papierreduzierten Arbeitens geteilt und ihre Pläne, Erwartungen und erreichten Ziele präsentiert.
Was wir auch ziemlich spannend finden: Mit dem Carbon footprint calculator kann man ganz einfach berechnen, wie viel CO2 man durch die Nutzung von PDFs anstelle von Printverträgen spart. Testet es doch gerne mal aus!
Wenn ihr Adobe Acrobat Pro noch nicht kennt, könnt ihr das Tool hier komplett kostenlos testen: https://adobe.ly/47DWdyb
