Wie wir Meetings achtsamer gestalten können

Tipps gegen den Remote-Work-Wahnsinn von Sarah Albrecht-Fuhrmann, Hirschen Group


Remote-Work-Wahnsinn – so und nicht anders beschreibt Sarah Albrecht-Fuhrmann, PR Managerin der Hirschen Group, diese verrückte, lehrreiche und auch unangenehme Zeit. Dem entgegnend hat sie sich mit der Meetingkultur ihres eigenen Unternehmens befasst. Daraus sind nicht nur viele spannende Learnings, sondern gleich ein ganzer Leitfaden entstanden. Wir haben mit ihr darüber gesprochen, wie konkrete Tipps aussehen, welche Fragen man sich, welche Rolle das Arbeitsklima bei der Meetingkultur spielt und warum sich Achtsamkeit und Effizienz in Meetings nicht ausschließen. 


Warum ist Achtsamkeit Ihrer Meinung nach so wichtig?

Achtsamkeit innerhalb der eigenen Meetingkultur bedeutet vor allem Rücksicht auf den Menschen nehmen. Menschen sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Ohne das Wissen, die Bereitschaft zur Mit- und Zusammenarbeit, der Neugier und Innovationsfähigkeit, die Menschen ausmachen, können Unternehmen nicht bestehen. Damit der Mensch auch wirklich im Mittelpunkt steht, braucht es Menschlichkeit schon in der Meetingkultur: ein respektvolles, ehrliches sowie achtsames Miteinander. Achtsamkeit ist wichtig, um zu lernen, bewusster zu handeln und sensibler sowie flexibler auf Veränderungen zu reagieren. Es hält die Aufmerksamkeit wach. Nicht nur in Bezug auf unsere Arbeit, sondern auch auf die Menschen, die Teil davon sind.


Wann wussten Sie, dass sich bei der Meetingkultur etwas ändern musste?

Die Arbeit on remote hat uns in den vergangenen Monaten gezeigt, an welcher Stelle es vielleicht noch den ein oder anderen Gesprächsbedarf gibt. Wir erleben alle, dass Meetings manchmal ziellos sind oder Verantwortlichkeiten und Timings zum Ende hin nicht deutlich genug verteilt werden. Dass wir in der Hirschen Group zumindest gute Impulse geben können, habe ich begriffen, als über eine Vielzahl an Painpoints innerhalb eines offenen Austauschs über das Thema Meetingkultur mit Kolleg:innen gesprochen wurde und wir gemeinsam an Lösungen gearbeitet haben.


Schließen sich Achtsamkeit und Effizienz in Meetings nicht gegenseitig aus?

Ganz im Gegenteil. Wer achtsam ist, denkt beispielsweise von vornerein darüber nach, welche Menschen mit welchen Kompetenzen für ein Meeting benötigt werden und reizt die Zeitressourcen anderer und die eigenen nicht unnötig aus. Unsere kostbarste persönliche Ressource ist unsere (Lebens-)Zeit. Und mit der sollten wir auch im Job so achtsam wie möglich umgehen.


Was für eine Rolle spielt das Arbeitsklima bei dieser Veränderung?

Es bedarf auf jeden Fall einer offener Unternehmenskultur, in der Freiheit und Vertrauen in eigenständig denkende Mitarbeitende, Agilität und Kreativität Vorrang haben. In der ein gesunder Menschenverstand gelebt wird und ein menschlicher Umgang Normalität ist. Aber auch den Mut und Willen, etwas zu verändern, das vielleicht bisher ganz gut funktioniert hat und daher nie in Frage gestellt wurde.


Sind Teile dieser Veränderung der Meetingkultur, wie zum Beispiel die Check-ins, nur im Homeoffice relevant?

Check-In‘s sind definitiv auch über die Remote-Work-Grenzen hinaus wichtig. Eine vertrauensvolle Atmosphäre in Meetings, die Sicherheit gibt und das Gefühl, sich frei mitteilen zu dürfen, ist ortsunabhängig.


Welche Fragen sollte man sich zu Beginn/bei der Planung eines Meetings stellen?

Brauchen wir das Meeting wirklich? Wenn ja, was ist das Ziel? Wie viel Zeit benötigen wir für unser Meeting? Welche Menschen involviere ich, weshalb und mit welcher Rolle? Wie steht es um die zeitlichen Verfügbarkeiten der möglichen Teilnehmenden? Und zu guter Letzt: Können die Teilnehmenden vom Meeting profitieren und aktiv zum Erfolg des Meetings beitragen?


Bei digitalen Meetings sind Kollegen teils auch anderweitig beschäftigt, wie kann man seine Kollegen motivieren präsenter und fokussierter zu sein?

Zum einen ist der Zeitfaktor wichtig: Keine Meetings vor 9 Uhr, während der Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr sowie nach 18 Uhr, um die Kernarbeitszeiten der Kolleg:innen zu berücksichtigen und wichtige Pausen zu gewährleisten. Dazu gehört auch, dass Meetings immer pünktlich beginnen und enden. Des Weiteren ist es unbedingt notwendig, zuvor eine Agenda zu kommunizieren, die die Inhalte und das Ziel des Meetings beinhaltet. Im besten Fall werden zu Beginn eines Meetings außerdem Rollen an die Teilnehmenden verteilt. Beispielsweise die Rolle der:des Moderator:in oder Protokollführer:in.


Auch ein Hinweis auf die allgemeine „Nettiquette”, dass nur im dringenden Notfall zum Telefon gegriffen wird, kann helfen, dass sich von Anfang an auf das Meeting fokussiert wird. Ein gutes und respektvolles Miteinander sollte auf jeden Fall immer der Anspruch für alle sein.


Haben Sie konkrete Tipps für mehr Achtsamkeit in Meetings?

Beispielsweise kann die Integration von Check-In & Check-Out-Elementen zu Beginn und am Ende des Meetings helfen. Ein Check-In schafft Klarheit über die Stimmung der Teilnehmenden, bietet Raum für Persönliches. Es lehrt uns intensives Zuhören, das gegenseitiges Vertrauen schafft und dabei unterstützt, Vertrauen zu vertiefen. Das führt zu Sicherheit und das Gefühl, sich in seinem Kolleg:innenkreis frei mitteilen zu dürfen. Check-Outs hingegen sind eine gute Methode, um zu klären, ob die eigenen Erwartungen an das Meeting erfüllt wurden. Hier ist Raum für ein ehrliches, konstruktives und wertschätzendes Feedback.


Über die Autorin:

Maxine Kettler ist Werkstudentin für Content Creation bei STRIVE. Für STRIVE Online interviewt sie Persönlichkeiten aus der Wirtschaft und spannende Rolemodels. Die gebürtige Hamburgerin beschäftigt sich außerdem mit Lifestyle- Themen. Maxine studiert Medien-und Kommuniktionsmanagement und arbeitete zuvor im Influencer Marketing.