5 Tipps zum Führen ohne disziplinarische Verantwortung

Kolumne: First Time Leader | In vielen Organisationen wird das fachliche Führen eines Projektteams ohne offizielle hierarchische Vorgesetzenfunktion als Übungsfeld für zukünftige First-Time Leader gesehen. Diese 5 Tipps helfen Ihnen, das Beste aus dieser Chance zu machen.

Als Projektleiter:in will man von seinem Team akzeptiert werden. Aber wie erreicht man diese Akzeptanz? (Symbolbild)

1. Die eigene Rolle

Vor dem Start geht es wie immer mit einer Selbstreflektion los. Überlegen Sie für sich: „Was heißt die Rolle für mich, wie möchte ich die Projektleiter:innen Rolle mit Leben füllen?“ und „Welche Werte möchte ich im Umgang mit dem Projektteam leben?“. Es ist hilfreich, im Vorhinein mit dem/der eigenen Vorgesetzen und auch den Sponsoren des Projektes die genaue Verantwortung in der Rolle zu klären.


2. Akzeptanz im Team

Viele Tipps zur Vorstellung als First-Time Leader können auch bei der Vorstellung als Projektleiter:in genutzt werden. Wichtig ist ein guter Start, so dass Sie als Projektleiter:in von Anfang an vom Team in der Rolle akzeptiert werden und das Projektteam Ihnen vertraut. Hierfür ist auch die Rückendeckung der Sponsoren des Projektes wichtig. Diese können Sie offiziell dem Projektteam vorstellen und dadurch ihr Mandat bekräftigen. Bei Ihrer eigenen Vorstellung vor dem Projektteam, ist es sinnvoll, etwas über Ihren bisherigen beruflichen Werdegang zu teilen, wie auch über Ihre Ziele beim Projekt und wie Sie sich die Zusammenarbeit im Team vorstellen.


3. Die Stakeholder

Weiter geht es mit einer Analyse des Projektes und vor allem der Stakeholder oder Schnittstellenpartner. Das Erstellen einer Stakeholder Map der unterschiedlichen Akteure und ihrer Erwartungen kann dabei sehr nützlich sein. Diese können Sie entweder allein vorab und/oder gemeinsam mit dem Projektteam erstellen.

Fragen im Anschluss für die ersten direkten Gespräche mit Stakeholdern im Umfeld des Projektteams können sein:

· „Wie sieht für Sie das Ziel des Projektteams aus und bis wann sollte es erreicht sein?“ – Eigentlich sollte allen das Ziel klar sein, doch es kann nicht schaden, direkt am Anfang nochmal nachzufragen. Falls es da Diskrepanzen gibt, ist es besser, dies früher als später zu klären!

· „Wie oft möchten Sie als z.B. Fachbereich bzw. disziplinarische:r Vorgesetzte:r sich für einen regelmäßiger Austausch und Abstimmungen treffen?“

· „Falls es Performance Themen gibt mit Mitarbeiter:innen, die aus Ihrem Fachbereich im Projektteam mitarbeiten, wie sollen die am besten angesprochen werden?“

Oft bringt auch eine sogenannte RACI Matrix Klarheit mit den verschiedenen Stakeholdern. Gemeinsam wird festgelegt, wer final verantwortlich ist, wer etwas ausführt, wer konsultiert und wer informiert werden muss.


4. Zusammenarbeit im Projektteam

Als Projektleiter:in bestehen Ihre Aufgaben größtenteils in der Aufgabenaufteilung, der fachlichen und zeitlichen Steuerung der Projektarbeit, dem Herbeiführen von Entscheidungsprozessen, dem Projektmonitoring, etc.

Hierbei hilft es, am Anfang in 1:1 Gesprächen eine gute Übersicht zu bekommen, wer im Team welche Verantwortung trägt, wer welche Stärken hat bzw. was wem Spaß macht, was sie motiviert, wie die Teammitglieder sich inhaltlich entwickeln möchten etc. Diese 1:1 Gespräche helfen einen persönlichen Draht zu allen Projektmitarbeiter:innen aufzubauen.

Bei der Vermittlung von Prioritäten ist es wichtig, einerseits Input ins Team zu geben, aber auch dann das Feedback vom Projektteam zu den Zielvorgaben einzuholen. Ganz nach dem Motto „Überzeugung und Vernetzung, statt Anweisungen“!


5. Motivation

Manchmal ist es so, dass Mitarbeiter:innen in Projektteams 100% ihrer Arbeitszeit mitarbeiten, manchmal nur für z.B. 20%. Wie können Sie die Motivation sicher stellen, vor allem wenn das Projektteam für die Mitarbeiter:inenn aus ihrer Perspektive nicht die höchste Priorität hat? Hier zahlt sich das etwas intensivere Kennenlernen am Anfang aus. Durch Fragen im 1:1 Kennenlerngespräch zur Motivation der Mitarbeiter:innen (z.B. „Was motiviert Sie, bei diesem Projekt mitzuarbeiten? Welche Skills und Kenntnisse erhoffen Sie sich aus der Projektarbeit für Ihre künftigen Positionen? Wie sehen Sie Ihren eigenen Beitrag zum großen Ganzen in dem Projekt?“) erfahren Sie, was ihre Teammitglieder antreibt. Diese Themen können Sie ansprechen, wenn die Situation schwieriger wird und Sie das Gefühl haben, dass ein Teammitglied die Arbeit im Projektteam nicht mehr so wichtig nehmen sollte.


Eine Projektleiter:innen Rolle ist eine tolle Möglichkeit, erste Führungserfahrung zu sammeln und darüber hinaus auch Sichtbarkeit für disziplinarische Führungspositionen im Unternehmen zu erlangen. Mögen diese Tipps Sie dabei unterstützen! Über die Autorin: Katrin Grunwald ist Teamentwicklerin und Coach für First-Time Leader. Als Gründerin der Beratung „The Globe Team“ in München begleitet sie angehende Führungskräfte bei einem erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle und Teams weltweit dabei, besser zusammenzuarbeiten.Sie teilt in ihrer Kolumne konkrete Tipps und Tricks aus ihrer Erfahrung in europäischen Konzernen, Start-Ups, Regierungsorganisationen und NGOs. Für alle, die auf dem Sprung in die erste Führungsrolle und darüber hinaus sind.