So meistern Sie alle Gespräche mit Mitarbeiter:innen

Kolumne First-Time Leader | Es gibt unterschiedliche Arten von Gesprächen mit Mitarbeiter:innen, die für Führungskräfte essentiell sind. Was sie alle gemeinsam haben? Meist geht es darum, inhaltliche Themen voranzubringen und gleichzeitig auch die Beziehung bzw. den persönlichen Austausch zwischen einer Führungskraft und den Mitarbeitenden zu stärken. In diesem Monat nimmt First-Time Leader Coach Katrin Grunwald fünf Gespräche für Sie unter die Lupe.


Es gibt eine ganze Reihe an unterschiedlichen Mitarbeiter:innengesprächen (Symbolbild)

1. Das Kennenlernen

Los geht es direkt bei Ihrem Start als neue Führungskraft des Teams. Hier wird der Grundstein für die weitere Zusammenarbeit gelegt. Vor allem am Anfang ist es wichtig, dass Ihr Team von Ihnen und Sie von Ihrem Team wissen, was Ihnen wichtig ist, was Sie motiviert, aber auch welches Verhalten Sie innerlich auf die Palme bringt! Diese First-Time Leader Kolumne gibt Ihnen explizit Tipps für eine gelungene Vorstellungsrunde und das erste Kennenlerngespräch.


2. Regelmäßige 1:1s

In 1:1s geht es darum, für 30-60 Minuten wöchentlich oder alle 2 Wochen (je nach Anzahl an Teammitgliedern) einzeln mit Ihren Mitarbeiter:innen zu sprechen. Im Mittelpunkt der 1:1s stehen aktuelle inhaltliche Themen, aber auch der Austausch zu persönlichen Themen, z.B. wie es der Person gerade geht. Idealerweise bereitet der/die Mitarbeiter:in von seiner/ihrer Seite Themen für die Agenda vor und Sie fügen dann Weiteres hinzu. Ein gemeinsamer Themenspeicher ist sinnvoll, wo auch Entscheidungen & Aktionen festgehalten werden können.


3. Zielegespräch

Gemeinsam mit Ihrem Teammitglied geht es im Zielegespräch darum, seine/ihre Ziele für einen bestimmten Zeitraum zu definieren und festzuhalten. Zur Vorbereitung bitten Sie Ihr Teammitglied, sich von seiner/ihrer Seite her Ziele z.B. für das nächste Jahr, nächste Quartal, etc. zu überlegen. Übergeordnete Ziele wie OKRs für den Bereich können dort miteinfließen. Im Gespräch liegt der Ball zunächst bei Ihrem Teammitglied, seine/ihre Ideen für die Ziele zu teilen, im Anschluss sind Sie dran. Fragen Sie nach, welche Art von Unterstützung ihr/e Mitarbeiter:in von Ihnen zum Erreichen der Ziele bräuchte. Am Ende werden die definierten Ziele verschriftlicht.


Zur Vorbereitung ist es wichtig, eine Übersicht der eigenen Aufgaben zu bekommen und welche von Ihnen tatsächlich persönlich gemacht werden müssen

4. Delegationsgespräch

Das Ziel ist, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Ihr Teammitglied zu delegieren. Zur Vorbereitung ist es wichtig, eine Übersicht der eigenen Aufgaben zu bekommen und welche von Ihnen tatsächlich persönlich gemacht werden müssen bzw. welche Sie auch delegieren können – wie in der Kolumne zum Thema Delegieren beschrieben, hilft hierbei eine Eisenhower Matrix.

Im Gespräch liegt der Auftakt bei Ihnen: welche Aufgabe möchten Sie delegieren und wieso – „Heute geht es die Aufgabe XY. Da ich durch Ihre Präsentation letzten Monat den Eindruck gewonnen habe, dass Sie für die Verantwortung bereit sind, würde ich sie gerne an Sie übertragen. Der Rahmen ist XY z.B. konkretes Ziel und Zeitvorgabe. Innerhalb dessen können Sie gerne selbst bestimmen, wie Sie das Ganze angehen. Wären Sie bereit, diese Aufgabe zu übernehmen?“. Falls es noch Zögern gibt: „Was bräuchten Sie, um sich mit der Aufgabe wohlzufühlen bzw. sie kapazitätsmäßig unterzubringen?“.


5. Feedbackgespräch

Feedback kann spontan nach einer Situation gegeben werden oder in regelmäßigen festgelegten Abschnitten. Es geht um einen Austausch zu bestimmtem Verhalten und der Performance Ihres Teammitglieds.

Gehen Sie zur Vorbereitung die folgenden sechs Schritte für sich selbst durch. Des Weiteren gilt es den Zeitpunkt für das Feedback zu beachten. Er sollte noch zeitnah zu jener Situation sein, zu der Sie Feedback geben möchten und gleichzeitig gut für beide Seiten in Ruhe passen. Mehr Infos hierzu in der Kolumne zum Thema Feedback.

Angelehnt an die Methode der Gewaltfreien Kommunikation, hilft Ihnen folgender Fahrplan, sich gut vorbereitet zu fühlen und mit Klarheit und Empathie Ihr Gegenüber anzusprechen:

o Intention: Weshalb ist es Ihnen wichtig, das Feedback zu geben?

o Wahrnehmung: Welches spezifische Verhalten haben Sie wahrgenommen? Je konkreter desto besser!

o Wirkung: Was hat das Verhalten bei Ihnen an Gefühlen, Gedanken oder Verhalten ausgelöst?

o Bedürfnis: Warum ist es Ihnen persönlich wichtig? Wenn Sie Ihr dahintersteckendes Bedürfnis teilen, helfen Sie der Person, noch besser zu verstehen, warum das Verhalten bei Ihnen diese Wirkung ausgelöst hat.

o Wunsch: Was ist Ihr Vorschlag oder Wunsch für ein verändertes Verhalten? Vielleicht geht es Ihnen auch darum, das Verhalten der Person besser zu verstehen bzw. wie es dazu kam. Fragen Sie ruhig nach!

o Next steps: Beschließen Sie gemeinsam konkrete Aktionen für zukünftige Situationen.

Natürlich gibt es noch viele weitere Gesprächsarten wie Jahres-, Konflikt-, Weiterentwicklungsgespräch, etc. Auch hier gilt es, diese gut vorzubereiten und die Balance zwischen den inhaltlichen Themen und der persönlichen Beziehung im Kopf zu behalten. Dann ist der Weg frei für erfolgreiche Mitarbeiter:innengespräche!


Über die Autorin: Katrin Grunwald ist Teamentwicklerin und Coach für First-Time Leader. Als Gründerin der Beratung „The Globe Team“ in München begleitet sie angehende Führungskräfte bei einem erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle und Teams weltweit dabei, besser zusammenzuarbeiten. Sie teilt in ihrer Kolumne konkrete Tipps und Tricks aus ihrer Erfahrung in europäischen Konzernen, Start-Ups, Regierungsorganisationen und NGOs. Für alle, die auf dem Sprung in die erste Führungsrolle und darüber hinaus sind.