BUSINESS & POLITICS

Meetings sind zu wichtig, um sie dem Zufall zu überlassen

Foto: Nicole Herzig

von Nicole Herzog

13. Januar 2021

Meetings sind für Unternehmer:innen das wichtigste Führungsinstrument. Das gilt nicht nur in Corona-Zeiten. Während mobiles Arbeiten und Remote Work heute zum Führungsalltag gehören, setzen sich die alten Fehler von Meetings digital fort: Ineffizienz und Zeitverlust durch schlechte Planung. Wie es besser geht, erklärt Nicole Herzog, Vorsitzende der Meeting-Management-Software Sherpany.

Egal ob es um Entscheidungen, Teamupdates oder ein Strategiebrainstorming geht: Meetings sind aus dem Arbeitsalltag von Führungskräften nicht wegzudenken. Sie verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Ich allein habe in meinem 20-jährigen Berufsleben konservativ gerechnet rund drei Arbeitsjahre in Meetings verbracht. 

 

Diese 3.700 Stunden waren bei Weitem nicht immer produktiv. Gemäß Umfragen sind übrigens mehr als 70 Prozent aller Führungskräfte frustriert mit ihren Meeting-Ergebnissen. Diese Zahl ist erschreckend hoch, dennoch unternehmen die wenigsten Firmen etwas dagegen. Doch warum sind so viele Meetings so ineffektiv?

Meetings sind oft ein “blinder” Fleck in der Unternehmensstruktur

Letztlich liegt das Problem immer in der fehlenden strategischen Aufmerksamkeit: Meetings gelten als blinder Fleck im Unternehmen – jeder erduldet sie, aber niemand verbessert sie. Meetings können sogar demotivierend sein und sich damit auf die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Dank Meeting-Wissenschaftler:innen wie Nale Lehmann-Willenbrock wissen wir, dass Mitarbeitende, die häufig in unproduktiven Meetings sitzen, insgesamt eine geringere Arbeitszufriedenheit haben, ein geringeres Engagement zeigen und Symptome von emotionaler Gereiztheit zeigen.

Wenn Meetings zu Abwärtsspiralen führen

Persönlich ärgert mich, wenn ein Meeting allein von dem oder der Sitzungsleiter:in dominiert wird und die Meinungen der Teilnehmenden nicht erwünscht sind. Dann fühle ich mich nämlich nicht nur überflüssig, sondern auch nicht wertgeschätzt. Solche Meetings sind geradezu “toxisch” und führen zu einer Abwärtsspirale, weil sich die Teilnehmenden immer seltener einbringen.

Im besten Fall verschwendet man damit nur Zeit. Es kann aber auch dazu führen, dass wichtige Fragen nicht aufgeworfen werden, was letztendlich dem Unternehmen schaden kann. Ganz zu schweigen von unzufriedenen Mitarbeitenden, die aufgrund mangelnder Wertschätzung das Unternehmen verlassen.

Warum ein stringenter Meeting-Prozess die halbe Miete ist

Wie können wir also Meetings besser machen? Im Fokus eines jeden formellen Meetings sollte immer der Zweck stehen. Eine fundierte Entscheidungsfindung verlangt zwingend eine klare Agenda, die richtigen Unterlagen und genügend Zeit zur Vorbereitung. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, fehlt die notwendige Sorgfalt und das Resultat wird dem Zufall überlassen. 

 

Genauso wichtig wie ein stringenter Meeting-Prozess sind die Teilnehmenden und ihre Einbindung. Nur ein Meeting-Lead, welcher sich als Moderator:in und nicht als Alleinentscheider:in versteht, kann das Fachwissen und die Erfahrung der Teilnehmenden zum Nutzen des Unternehmens einsetzen. Umso mehr erstaunt es, dass strukturierte Meeting-Prozesse inklusive Sitzungsleitung nicht als Teil der fortlaufenden Führungskräfteentwicklung trainiert und weiterentwickelt werden.

Make every Meeting count!

Bessere Meetings zu ermöglichen, ist mir ein großes Anliegen. Denn sie sind ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmenskultur und lassen das volle Potenzial derjenigen entfalten, die ein Unternehmen ausmachen: den Menschen.

 

Inzwischen digitalisieren wir alles, nur Meetings führen wir noch wie vor 20 Jahren. Nach unzähligen schlechten Meetings – einige davon habe ich selbst geleitet – war ich bereit, einen Beitrag zur Veränderung der Meeting-Kultur zu leisten. Seither verfolge ich als Präsidentin von Sherpany die Vision “Make every Meeting count”. Auch wenn das mal weh tut, schließlich verlangt das eine offene Feedbackkultur und die konstante Arbeit an meiner Meeting-Kompetenz.

Warum gute Meetings mit Feedback anfangen

Um die Meeting-Kultur zu verändern und die Führungsqualität zu verbessern, brauchen wir das Bewusstsein, dass sich die Qualität von Meetings unmittelbar auf unsere Entscheidungen auswirkt. Beginnen wir damit, die Qualität unserer Meetings mithilfe von strukturiertem Feedback zu messen. Hier sind einige Fragen zur Inspiration:

  • Meeting war nötig?

  • Klare Agenda?

  • Genügend Vorbereitung?

  • Gute Sitzungsleitung?

  • Ziele erreicht?

  • War meine Zeit wert?

Meetings sind zu wichtig und kosten zu viel Zeit, um sie einfach dem Zufall zu überlassen. Fangen wir mit (vermeintlich) kleinen Schritten an – dem Feedback - um es beim nächsten Mal besser zu machen.

Nicole Herzog ist Business Angel, Anwältin und Tech-Unternehmerin. In letzterer Funktion hält sie aktuell mehrere Verwaltungsmandate bei Startups und Unternehmen aus dem Tech-Bereich. Dabei ist Nicole Herzog auch Verwaltungsratspräsidentin der Meeting Management Software Sherpany und maßgeblich an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens beteiligt.

 

In all ihren Aktivitäten bringt die Schweizerin ihre Expertise aus der IT-Branche ein, vor allem im Bereich SaaS, Cloud und B2B.
 

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