KARRIERE

Wann und wie delegieren funktioniert

Kolumne: First-Time Leader – mit konkreten Tipps, die helfen, mehr Klarheit zum Thema Delegieren geben.

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von Katrin Grunwald

15. Februar 2021

Beim Schritt vom Teammitglied in die erste Führungsrolle gibt es oft eine doppelte Herausforderung: Man steckt häufig weiterhin in operativen Themen und gleichzeitig kommen die neuen Führungsaufgaben dazu, die auch Zeit in Anspruch nehmen. Hier kommt richtiges Delegieren ins Spiel. Als Coach für First-Time Leader höre ich von meinen Coachees allerdings vielfach „Es fällt mir so schwer, Themen abzugeben“ oder auch „Wie stelle ich sicher, dass der/die Mitarbeiter:in das dann auch wirklich gut macht?“.


Hier eine Übersicht an konkreten Tipps, die Dir helfen werden, mehr Klarheit zum Thema Delegation zu bekommen:


1. Selbstreflektion: von dem/der Expert:in zur Führungskraft
Wie bei so vielen Leadership-Themen beginnt das Thema Delegation bei dir. Besonders als First-Time Leader ist es wichtig, dir bewusst zu werden, dass ein Mindset Change stattfinden muss. Du bist nun Führungskraft und es ist nicht mehr deine Aufgabe, inhaltlich ganz tief in allen Themen als Expert:in dabei zu sein. Es ist ganz normal, dass dies ein bisschen Umstellung braucht. Frage dich: Wofür möchte ich wahrgenommen werden? Dass ich mich in der Tiefe bei Thema X auskenne oder als Führungskraft, die sein/ihr Team empowered und scheinen lässt?


2. Mach eine Übersicht Deiner Aufgaben
Welche Aufgaben sind so wichtig, dass sie von dir persönlich gemacht werden sollten? Das Erstellen einer Übersicht in Form der Eisenhower Matrix kann dir hier helfen. Fokussiere deine Zeit auf die wichtigen Aufgaben. Aufgaben, die dringend, aber für dich persönlich nicht wichtig sind, kannst du gut an dein Team geben. Wenn es dir gedanklich schwerfällt, bestimmte Aufgaben abzugeben, stelle dir die Frage: Was brauche ich, um die Aufgabe guten Gewissens abgeben zu können? Oft antworten Coachees „zu wissen, dass Person X aus meinem Team die Aufgabe gut machen wird“. Was kann dir dabei helfen, das zu wissen? Hat Person X die benötigte Erfahrung für die Aufgabe oder braucht er/sie noch Training oder Hintergrundinfos, die du mit ihm/ihr vor dem Start teilen solltest? Kannst du Person X eine Probeaufgabe geben, um zu sehen, wie er/sie es macht und dann gemeinsam eine Feedback Session machen?

Überlege auch, welche Aufgaben du direkt an bestimmte Teammitglieder delegieren möchtest und welche du ins ganze Team zur Diskussion gibst. So kann im Team eigenverantwortlich entschieden werden, wie die Aufgaben untereinander aufgeteilt werden können.


3. Bespreche Aufgaben mit Teammitgliedern einzeln
Bei der Übertragung von Verantwortung an einzelne Teammitglieder ist es natürlich gut zu schauen, wer von den Kompetenzen und der bisherigen Performance her dazu in der Lage ist. Mein Tipp ist aber auch, die „systemischen Teamregeln“ nicht aus den Augen zu verlieren. Das sind ungeschriebene Teamgesetze, die oft in Teams unbewusst die Dynamik beeinflussen. Hier könnten Faktoren wie z.B. wie lange eine Person schon im Team ist, wie viel Einsatz er/sie zeigt, etc. auch dafür entscheidend sein, wie sehr das Team das Gefühl hat, dass es jemand anderem zusteht, Aufgaben von dir zu übernehmen. 

Das heißt konkret, z.B. die Person, die am längsten im Team ist und vielleicht auf Aufgaben von dir geschielt hat, bei der Auswahl zuerst zu beachten. Nun könnte es sein, dass du aber jemanden anderen z.B. aus Performance Gründen dafür nehmen möchtest. Dann ist es wichtig, dass die Aufgabenübertragung für die Person in Ordnung ist, die qua längerer Teamzugehörigkeit dran wäre. Schau, welche andere Aufgabe oder Aufmerksamkeit du ihr geben kannst, die sich für ihn/sie wertig anfühlt. Somit minimierst Du die Risiken für Unmut im Team.


4. Bespreche Aufgaben im gesamten Team
Natürlich kannst du auch Deine Aufgaben, die du delegieren möchtest, bei einem Teammeeting offen zur selbstorganisierten Verteilung ins Team geben. Somit können Teammitglieder proaktiv untereinander ausmachen, wer Interesse hat, bestimmte Verantwortung von dir zu übernehmen.


5. Erwartungen klar kommuniziere
Wichtig ist, dass du bei der Delegation deine Erwartungen klar kommunizierst. Was ist das gewünschte Endergebnis? Was ist der Zeitrahmen? Nur wenn dein Teammitglied weiß, was das Ziel ist, kannst du dann im Fall der Fälle, dass das Ergebnis nicht so ist, wie du es erwartet hast, auch konstruktives Feedback geben. Ohne klare Erwartungen am Anfang ist es schwer, am Ende gutes Feedback zu geben!


6. Passt iterativ die Aufgaben im Team an
Die Aufgabenverteilung im Team muss nicht in Stein gemeißelt sein. Setzt euch einen Zeitrahmen, nachdem geschaut wird, wie es für alle Beteiligten passt und ggf. etwas geändert werden kann.


Über die Zeit wirst du mit diesen Tipps sehen, wie es dir leichter fällt zu delegieren und hoffentlich die Erfahrung machen, dass du deinem Team beim Übernehmen von Verantwortung vertrauen kannst. Mit Blick auf die Eisenhower-Matrix, gibt dies dir als Führungskraft Zeit für die Themen, die wichtig, aber nicht dringend sind, um Dein Team langfristig erfolgreich zu führen!

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Katrin Grunwald ist Teamentwicklerin und Coach für First-Time Leader. Als Gründerin der Beratung The Globe Team in München begleitet sie angehende Führungskräfte bei einem erfolgreichen Start in die erste Führungsrolle und Teams weltweit dabei, besser zusammenzuarbeiten.


Sie teilt in ihrer Kolumne konkrete Tipps und Tricks aus ihrer Erfahrung in europäischen Konzernen, Start-Ups, Regierungsorganisationen und NGOs. Für alle, die auf dem Sprung in die erste Führungsrolle und darüber hinaus sind.

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